Processus de sélection

Comment l’équipe de programmation élabore-t-elle le programme de conférences ? 

 

QUI PEUT SOUMETTRE UNE CONFÉRENCE ?

Tout le monde peut soumettre un sujet de conférence aux événements organisés par l’AFUP. Chacun, homme, femme, profil junior comme senior, speaker confirmé à la réputation internationale ou jeune pousse, quelles que soient son origine sociale et géographique, son identité, son poste, peut proposer une conférence. En aucun cas l’élaboration du programme ne sera influencée par des critères de genre, identitaires, sociaux ou raciaux.

Il suffit d’avoir une idée d’un sujet qui tient à coeur, pour pouvoir devenir speaker.

PACKAGE DU SPEAKER

Chaque conférencier·e invité·e se voit proposer le package suivant :

  • la prise en charge de ses frais de transport
  • l’hébergement à l’hôtel pendant l’événement
  • l’accès aux deux jours de l’événement
  • une invitation au repas des speakers réunissant conférenciers, sponsors et équipe d’organisation la veille de l’événement
  • un petit cadeau de remerciement

ÉQUIPE DE SÉLECTION

L’équipe en charge du programme est constituée de 5 à 6 membres, tous bénévoles de l’association. L’équipe change en partie à chaque événement, assurant ainsi un oeil neuf à chaque cycle de conférences, et respectant ainsi le temps et l’énergie de nos bénévoles. Elle n’a en tête que d’assurer un programme varié, accrocheur, aux thématiques innovantes et actuelles, le rendant attractif pour des niveaux débutants comme pour les profils experts.

PROCESSUS DE SÉLECTION

Seuls les sujets de conférence envoyés via l’outil de soumission de talks sont étudiés lors de l’élaboration du programme : aucun talk soumis par email ou par un autre biais ne sera pris en compte. L’équipe de programmation se réserve cependant le droit de solliciter directement un ou des conférencier(e)s pour les inviter à partager leurs connaissances sur un sujet pour lequel ils sont qualifiés et réputés.

Avant toute réunion de l’équipe de programmation, les talks sont anonymisés : le nom du speaker, son entreprise, son contact, son compte twitter et sa biographie sont masqués. Nous souhaitons ainsi focaliser notre attention uniquement sur la qualité et la pertinence du sujet.

Suite à la réunion de programmation, les conférenciers et conférencières sélectionné(e)s sont prévenus dans les jours suivants par email, à l’adresse communiquée lors de la soumission du sujet. Les personnes non-retenues reçoivent également une notification. Enfin, une short-list permettant de remplacer les conférencier(e)s sélectionné(e)s qui déclinent l’invitation est mise en place : les personnes concernées sont également contactées dans les jours suivants la réunion de programmation.

Vous avez soumis un sujet ? Patientez 3 à 4 semaines après la fin du CFP pour connaître les résultats ! Gardez en tête que nos bénévoles font le maximum pour vous avertir rapidement, mais qu’ils le font également en fonction du temps qu’ils peuvent allouer à l’association.

dinoVotre sujet n’a pas été retenu ? Nous recevons de très nombreux sujets à chaque appel à conférenciers, et nous n’avons qu’une trentaine de créneaux disponibles pour chaque événement. Le choix est donc souvent difficile et la qualité d’un talk n’est pas forcément en question lorsqu’il est refusé.
Le manque de temps ne nous permet pas de donner à chacun une réponse individualisée expliquant les raisons du refus. Cependant, si vous souhaitez avoir plus de détails, vous pouvez contacter notre équipe qui vous donnera des éclaircissements : conferences (at) afup.org.
Le site du CFP vous permet également de découvrir la note du public et leurs commentaires, qui pourront également vous fournir des pistes d’explication. 

INFLUENCE DES VOTES

Depuis 2017, le public est invité à commenter et noter les talks soumis lors de l’appel à conférenciers. Bien sûr, un sujet recevant de nombreux avis positifs attirera l’oeil de l’équipe de programmation. Cependant, dans un souci d’équité pour les speakers qui soumettent souvent jusqu’à la dernière seconde, les votes ne peuvent avoir de pouvoir décisionnaire. Ils nous permettront principalement de sentir les tendances sur les sujets les plus attendus et d’élaborer ainsi un programme au plus près des envies et besoins de la communauté.

REPRÉSENTATIVITÉ DU PROGRAMME

L’AFUP est soucieuse de la représentativité au sein de ses événements. Nous ne sommes que trop conscients de la rareté, par exemple, des femmes ou des personnes de couleurs à nos événements en général, et dans nos programmes en particuliers. Nous travaillons activement sur la question. Une idée pour nous aider dans cette démarche inclusive ? Des contacts de Users groups féminins à nous communiquer ? Des conseils pour encourager une plus grande diversité ? Nous sommes à votre écoute et nous apprécierons votre aide : bonjour [at] afup.org .

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