Comment l’équipe de programmation élabore-t-elle le programme de conférences, au Forum PHP comme à l’AFUP Day ?

QUI PEUT SOUMETTRE UNE CONFÉRENCE ?

Tout le monde peut soumettre un sujet de conférence aux événements organisés par l’AFUP. Chacun, homme, femme, profil junior comme senior, speaker confirmé à la réputation internationale ou jeune pousse, quelles que soient son origine sociale et géographique, son identité, son poste, peut proposer une conférence. En aucun cas l’élaboration du programme ne sera influencée par des critères de genre, identitaires, sociaux ou raciaux.

Il suffit d’avoir une idée d’un sujet qui tient à coeur, pour pouvoir devenir speaker.

PACKAGE DU SPEAKER

Chaque conférencier·e invité·e se voit proposer le package suivant :

• la prise en charge de ses frais de transport
• l’hébergement à l’hôtel pendant l’événement
• l’accès aux deux jours de l’événement
• une invitation au repas des speakers réunissant conférenciers, sponsors et équipe d’organisation la veille de l’événement
• un petit cadeau de remerciement

ÉQUIPE DE SÉLECTION

L’équipe en charge du programme est constituée de 5 à 6 membres, tous bénévoles de l’association. L’équipe change en partie à chaque événement, assurant ainsi un oeil neuf à chaque cycle de conférences, et respectant ainsi le temps et l’énergie de nos bénévoles. Elle n’a en tête que d’assurer un programme varié, accrocheur, aux thématiques innovantes et actuelles, le rendant attractif pour des niveaux débutants comme pour les profils experts.

PROCESSUS DE SÉLECTION

Seuls les sujets de conférence envoyés via l’outil de soumission de talks de l’AFUP sont étudiés lors de l’élaboration du programme : aucun talk soumis par email ou par un autre biais ne peut être pris en compte. L’équipe de programmation se réserve cependant le droit de solliciter directement un ou des conférencier·e·s pour les inviter à partager leurs connaissances sur un sujet pour lequel ils sont qualifiés et réputés.

Avant toute réunion de l’équipe de programmation, organisée à la fin de l’appel à conférences, les talks sont anonymisés : le nom du speaker, son entreprise, son contact, son compte twitter et sa biographie sont masqués. Nous souhaitons ainsi focaliser notre attention uniquement sur la qualité et la pertinence du sujet. Une première phase est alors effectuée en asynchrone. Chacune des 6 personnes lit avec attention chaque abstract, découvre les votes du public pour chaque sujet, et soumet à son tour une note. À l’issue de cette phase, un premier classement apparaît suivant la notion de jugement majoritaire.

Puis, lors d’une (longue) réunion de programmation, où sont pris en compte les votes des internautes, les opinions respectives des membres de l’équipe et en gardant en tête le besoin de variété dans les thématiques, une shortlist d’une quarantaine de sujets est dégagée. Ce n’est qu’à ce moment que les noms des conférencier·e·s de cette pré-sélection sont dévoilés. Le choix est alors affiné pour correspondre au nombre de créneaux disponibles. Des raisons comme l’exclusivité d’un sujet, sa récence ou la présence de sa captation sur YouTube, une thématique redondante ou la durée estimée de certains talks pour traiter certains thèmes permettent d’effectuer ce dernier tri.

Suite à la réunion de programmation, les conférenciers et conférencières sélectionné·e·s sont prévenus dans les jours suivants par email, à l’adresse communiquée lors de la soumission du sujet. Les personnes non-retenues reçoivent également une notification, avec remise d’un coupon de réduction pour rejoindre la communauté lors de l’événement. Enfin, une short-list permettant de remplacer les conférencier·e·s sélectionné·e·s qui déclinent l’invitation est mise en place : les personnes concernées sont également contactées dans les jours suivants la réunion de programmation.

Concernant les sujets que vous avez soumis

Vous avez soumis un sujet ? Patientez 3 à 4 semaines après la fin du CFP pour connaître les résultats ! Gardez en tête que nos bénévoles font le maximum pour vous avertir rapidement, mais qu’ils le font également en fonction du temps qu’ils peuvent allouer à l’association.

Votre sujet n’a pas été retenu ? Nous recevons de très nombreux sujets à chaque appel à conférenciers, et nous n’avons qu’une trentaine de créneaux disponibles pour chaque événement. Le choix est donc souvent difficile et la qualité d’un talk n’est pas forcément en question lorsqu’il est refusé.
Le manque de temps ne nous permet pas de donner à chacun une réponse individualisée expliquant les raisons du refus. Cependant, si vous souhaitez avoir plus de détails, vous pouvez contacter notre équipe qui vous donnera des éclaircissements .
Le site du CFP vous permet également de découvrir la note du public et leurs commentaires, qui pourront également vous fournir des pistes d’explication. 

Concernant l’influence des votes du public

Depuis 2017, le public est invité à commenter et noter les talks soumis lors de l’appel à conférenciers. Bien sûr, un sujet recevant de nombreux avis positifs attirera l’oeil de l’équipe de programmation. Cependant, dans un souci d’équité pour les speakers qui soumettent souvent jusqu’à la dernière seconde, les votes ne peuvent avoir de pouvoir décisionnaire. Ils nous permettront principalement de sentir les tendances sur les sujets les plus attendus et d’élaborer ainsi un programme au plus près des envies et besoins de la communauté.

Et quelques idées reçues battues en brèche

« Je n’ai pas une grande réputation de speaker à l’AFUP, je n’ai aucune chance d’être pris•e. » Détrompez-vous ! Renouvellement de notre pool de conférencier•e•s et nouvelles visions sont au cœur des priorités de notre équipe de sélection, et notre processus d’anonymisation assure une sélection centrée sur le sujet, pas sur la réputation. Les chiffres le prouvent : par exemple en 2020, sur les 28 speakers au programme (hors conférences « alien », qui sont hors-CFP), 16 ont présenté leur premier talk lors d’un événement AFUP et 2 personnes ont demandé à profiter de notre programme d’accompagnement des speakers, réservé aux personnes faisant leurs premiers pas derrière un pupitre.

« Je n’ai pas beaucoup de followers sur Twitter, je n’ai pas écumé les autres événements techniques, du coup aucune chance pour moi. » Qu’on soit clair : les sujets sont choisis avant qu’on sache qui les soumet. Le nombre de followers n’a aucun impact sur la sélection, tout comme votre cursus de speaker. Une vérification de votre compte Twitter a lieu si vous êtes sélectionné•e, uniquement pour s’assurer de la cohérence avec notre code de conduite, mais pas avant.

« Cette équipe de 6 personnes est bien mystérieuse… On est sûr qu’elles sont indépendantes ? » La composition du pôle en charge des conférences est affichée sur notre site. Tous ses membres sont bénévoles de l’association et donnent de leur temps et de leur énergie à l’AFUP, sans aucune rétribution. Leur seule récompense est le plaisir du public lors de l’événement.

« Et la représentativité du programme, on en parle ? » L’AFUP est soucieuse de la représentativité au sein de ses événements. Nous ne sommes que trop conscients de la rareté, par exemple, des femmes ou des personnes de couleurs à nos événements en général, et dans nos programmes en particulier. Nous travaillons activement sur la question. Une idée pour nous aider dans cette démarche inclusive ? Des contacts de Users groups féminins à nous communiquer ? Des conseils pour encourager une plus grande diversité ? Nous sommes à votre écoute et nous apprécierons votre aide.

Transparence et respect des attentes de la communauté tout comme des conférencier·e·s guident donc de bout en bout l’élaboration de nos programmes, qu’il s’agisse de nos Forum PHP ou de nos AFUP Day.